Veilig dossiers verwijderen: wat mag en wat moet?

Als therapeut heb je te maken met gevoelige cliëntinformatie. Volgens de AVG ben je verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens — ook wanneer je deze niet meer actief gebruikt. Maar wat doe je met oude dossiers? Moet je ze verwijderen, bewaren of kun je ze anonimiseren? Het antwoord is genuanceerd, en belangrijk voor elke praktijk die professioneel en veilig wil werken. 

De wettelijke bewaartermijn

De meeste beroepsverenigingen hanteren een bewaartermijn van vijftien jaar na het laatste contactmoment met de cliënt. Die termijn komt voort uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) en geldt als richtlijn voor veilige, verantwoorde dossiervoering. Na die periode is het dossier in principe niet langer noodzakelijk voor de zorgverlening, en mag het worden verwijderd of geanonimiseerd.

Wat betekent ‘veilig verwijderen’?

Veilig verwijderen betekent meer dan het bestand naar de prullenbak slepen. Digitale dossiers moeten zó worden gewist dat ze niet meer kunnen worden hersteld. Dat geldt ook voor back-ups. Zorglink verwijdert gegevens op een gecontroleerde, AVG-conforme manier, zodat er geen kopieën of restgegevens achterblijven in het systeem. Zo voldoe je automatisch aan de eisen van gegevensbescherming.

Bewaren met anonimiseren: de veilige middenweg

Soms wil je gegevens langer bewaren voor kwaliteitsdoeleinden, statistiek of praktijkontwikkeling. In dat geval kun je ervoor kiezen om dossiers te anonimiseren. Dat betekent dat alle identificerende informatie — zoals naam, geboortedatum of adres — wordt verwijderd of onherkenbaar gemaakt. De inhoud blijft bruikbaar voor analyse, maar is niet meer te herleiden tot een persoon.

Bewaren met anonimiseren is een slimme oplossing: je behoudt waardevolle inzichten over je praktijk, zonder dat je privacyregels overtreedt. Zorglink ondersteunt deze werkwijze met veilige functies voor gegevensanonimisering. Jij bepaalt wat wordt verwijderd en wat mag blijven — volledig volgens de AVG.

Controleer je back-ups en notities

Let ook op bestanden buiten je praktijksoftware: pdf’s, notities of e-mails waarin cliëntinformatie voorkomt. Verwijder of anonimiseer deze handmatig. Met Zorglink werk je grotendeels in een beveiligde omgeving, maar het is verstandig om jaarlijks je opslag te controleren. Zo voorkom je dat oude gegevens onbedoeld bewaard blijven.

Professioneel werken met vertrouwen

Het zorgvuldig beheren en verwijderen van cliëntdossiers is een teken van professioneel en verantwoord ondernemerschap. Door duidelijke bewaartermijnen te hanteren en gegevens veilig te anonimiseren, laat je zien dat je de privacy van je cliënten serieus neemt. Zorglink helpt je daarbij — met veilige technologie, heldere structuur en gemoedsrust voor jou én je cliënten.

👉 Ontdek hoe Zorglink jou helpt om dossiers veilig te beheren, bewaren en verwijderen.