Op woensdag 21 maart 2018 en zaterdag 24 maart 2018 gaven we een webinar over de AVG en de veranderingen daarmee in Zorglink. Zoals belooft tijdens het webinar zoude we achteraf meer informatie beschikbaar zetten. Op deze pagina vind je dan ook de link om het webinar terug te kijken, links naar documenten en het antwoord op de gestelde vragen tijdens het webinar.
In 10 stappen voorbereid op de AVG
Download hier de uitgebreide documentatie van de Autoriteit Persoonsgegevens in PDF
Is jouw praktijk AVG-Proof?
De autoriteit persoonsgegevens heeft een online tool ontwikkeld waarmee je snel inzichtelijk krijg waarmee je nog aan de slag moet gaan.
Vraag & Antwoord
- Ik heb een stukje gemist maar worden facturen voortaan op een andere manier verstuurd?
Nee, de facturen blijven op dezelfde wijze verzonden worden. - Wordt het mogelijk dat mijn clienten met een client login bij een intakeformulier kunnen en deze dan beveiligd kunnen invullen in Zorglink?
Ja, we gaan het binnenkort mogelijk maken om digitale formulieren naar clienten te verzenden zodat zij deze digitaal kunnen invullen. Dit formulier is dan direct opgeslagen in het dossier. - Begrijp ik het goed dat we met een client login gaan werken?
Er komt inderdaad een cliënt-omgeving beschikbaar. Hoewel dit de eenvoudigste manier is om toestemming van een client te registreren en communicatie veilig te houden is het natuurlijk niet verplicht om hier gebruik van te maken. - En wordt het dan mogelijk dat de client met deze login ook zijn haar/afspraken kan wijzigen en/of inplannen en of facturen inzien?
Binnen de cliënt-omgeving zal het in eerste instantie mogelijk zijn om afspraken en facturen in te zien. Indien iDeal gebruikt wordt, kan een client ook de factuur met iDeal betalen. Op een later moment kan het ook mogelijk worden om clienten afspraken te laten inplannen. Uiteraard zijn al deze toevoegingen optioneel en hoef je daar geen gebruik van te maken. - Kan een client zijn of haar bloeduitslagen of andere documenten gaan uploaden in zijn/haar dossier?
Op dit moment zal dit nog niet beschikbaar zijn, wel gaan we de mogelijkheden hierin bekijken om toe te gaan voegen. - Wat te doen met clienten die geen emailadres hebben (ja ze bestaan nog).
Hiervoor hebben we momenteel nog geen oplossing. - De uitnodigingen voor afspraken, nota’s en herinneringen worden automatisch verstuurd, voldoet dit systeem aan de AVG?
Binnen de AVG wordt vooral gekeken naar de verwerking van persoonsgegevens. Indien je een overeenkomst hebt met je client, dan is het vanzelfsprekend dat een factuur volgt. Herinneringen voor afspraken zijn in dit geval een service naar je cliënt. Indien een client echt geen e-mails wil ontvangen, kan hij het verzoek doen om het e-mailadres uit het systeem te halen en zullen geen e-mail meer verzonden worden. - Als clienten toestemming hebben voor inzage, betekent dit dan dat zij gewoon in de (werk)aantekeningen vd behandelverslagen kunnen lezen? Of betreft het alleen de cliëntpersoonsgegevens?
Cliënten hebben onder de AVG net als nu recht op inzage in hun medisch dossier. Bijvoorbeeld om röntgenfoto’s, diagnoses en operatieverslagen te bekijken. Alleen in uw persoonlijke werkaantekeningen hoeft u geen inzage te geven.
Lees hier de uitgebreide toelichting van de Autoriteit Persoonsgegevens - Kun je via dit clientenportaal dan ook beveiligd over en weer mailen?
In een later stadium zal het mogelijk zijn om intern berichten naar elkaar te sturen. Dit is dan geen e-mail, maar intern berichtenverkeer, waardoor deze beveiligd en versleuteld blijft. - Stel dat iemand geanonimiseerd wilt worden en naderhand met een klacht komt. Kun je dan nog bij de gegevens?
Nee, het doel van verwijderen en/of anonimiseren is dat de gegevens niet meer herleidbaar zijn naar een uniek persoon. Omdat je hierna niet meer weet bij welke persoon het dossier hoort, kan een klacht ook niet herleiden naar het dossier. Het beleid dat je hierin hanteert dien je op te nemen in het Privacybeleid - Kan portaal ook gebruikt worden voor vragenlijsten gericht aan de clienten, die ze vervolgens weer kunnen retourneren.
Ja, we gaan het binnenkort mogelijk maken om digitale formulieren naar clienten te verzenden zodat zij deze digitaal kunnen invullen. Dit formulier is dan direct opgeslagen in het dossier. - Mag/ moet de bsn nog op de factuur staan?
Nee, in oktober vorig jaar hebben we hierover een bericht geschreven met meer uitleg hierover. Je kun deze terugvinden op onze website:
https://praktijkonline.com/nieuws/5092 - Kan cliënt met het portaal dus niet in de anamnese kijken?
Nee, via het portaal zal geen toegang zijn tot de anamnese of andere verslagen. Indien een cliënt hier inzage in wil krijgen kan deze contact met je praktijk opnemen. - Krijgen clienten inlogcodes om in de portal te kunnen?
Met een e-mailadres en telefoonnummer kan het mogelijk worden gemaakt om in te loggen. Uiteraard is het niet verplicht om gebruik te maken van deze functionaliteit. - Is die verwerkersovereenkomst een standaard overeenkomst? Is het de bedoeling dat je deze de cliënt laat ondertekenen en in je dossier bewaart?
Een verwerkersovereenkomst is niet bedoeld voor je clienten, maar juist voor partijen waaraan je persoonsgegevens verstrekt. Met elk van deze partijen dien je een verwerkersovereenkomst te sluiten. De overeenkomst met Praktijk.Online kun je binnen ons systeem aanmaken en downloaden. Bij andere partijen dien je contact met hen op te nemen. - Kunnen clienten het volledige dossier inzien via het clientportaal?
Nee, clienten hebben geen inzage in het volledige dossier. Zij kunnen hierbinnen alleen hun eigen NAW-gegevens aanpassen. Indien een cliënt zijn of haar dossier wil inzien kunnen zij contact met je praktijk opnemen. - Worden dossiers na 15 jaar bewaarplicht automatisch door Zorglink verwijderd
Het systeem zal gegevens nooit automatisch verwijderen. Wel zullen we op basis van de instellingen suggesties doen om dossiers te archiveren of anonimiseren. - Kunnen cliënten dan ook afspraken online gaan inboeken?
Op dit moment is dat nog niet mogelijk, echter staat wel op de planning om dit in de cliënt-omgeving toe te voegen. - Moeten we nog apart iets opstellen voor gegevens overdracht naar arts, fysio ed?
Met elke partij die persoonsgegevens van jouw cliënten ontvangen van jou, zou je een verwerkersovereenkomst moeten aangaan. - Kan een patiënt straks in zijn behandelverslag (ongewenste) wijzigingen aanbrengen?
Nee, een client kan zelf geen wijzigingen aanbrengen in verslagen. Indien een client zijn contactgegevens wijzigt, zal dit ook niet automatisch overgenomen worden in het dossier, maar krijg je hier een melding van. - Wanneer is de verwachting, gaat het nieuwe clientportal van start?
Op het moment van het geven van het webinar was dit nog in de test-fase. Het nieuwe portaal zal in ieder geval voor 25 mei 2018 beschikbaar zijn. - Zijn de mails, die vanuit zorglink worden verstuurd veilig?
Zodra een e-mail verzonden is, kunnen we nooit garanties geven over de beveiliging van het bericht omdat deze op de server van de ontvanger komt te staan. Het bericht wat wij opslaan in het systeem is uiteraard wel beveiligd en versleuteld opgeslagen. - Zijn er voorbeelddocumenten beschikbaar voor in de tab vab de juridische instellingen.
Voorbeelden zullen we later bij de instellingen beschikbaar maken. - Hoe weet je of je een functionaris moet aanstellen?
“U moet als zorgaanbieder een functionaris gegevensbescherming (FG) aanwijzen als u op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid van mensen.”
Lees de uitgebreide toelichting van de Autoriteit Persoonsgegevens - Kan de beroepsvereniging ook functionaris verzorgen?
Wellicht hebben zij hier een oplossing voor, je kunt met deze vraag hebt beste contact opnemen met je beroepsvereniging. - Kan ik via Zorglink ook op een veilige manier informatie, rapportages en dossiers delen met mede behandelaren?
Zorglink is een beveiligd gesloten systeem, waardoor het delen van gegevens buiten het systeem om op dit moment nog niet mogelijk is.
Webinar Terugkijken
Een video-opname van het webinar kun je via deze link terugkijken. Tevens hebben we alle slides uit het webinar hieronder voor je beschikbaar gesteld.