Berichten van afwezigheid door middel van een automatisch antwoord. In de periode rond de feestdagen zagen we ze veel voorbij komen. Het is natuurlijk goed om een verzender van een e-mail te wijzen op het feit dat je even niet aan het werk bent, maar we hebben daarvoor enkele tips.
Automatisch antwoord
Hierin zijn twee verschillende soorten:
- Ontvangstbevestiging door middel van een automatisch antwoord.
- Afwezigheidmelding door middel van een automatisch antwoord.
Hoewel beide eenzelfde doel bereiken zit er toch een verschil in. Zo word een ontvangstbevestiging verzonden op elke e-mail die je ontvangt. Bij een afwezigheid melding kun je vooraf al een periode instellen waarbinnen het bericht verzonden moet worden, en kun je aangeven dat je slechts bij de eerste mail op een dag de ontvanger op de hoogte wilt brengen.
Kies voor een afwezigheidsmelding of vakantiebericht
De eerste tip is dan ook om bij afwezigheid de daarvoor bestemde versie van een automatisch antwoord te gebruiken. Daarmee kun je de melding al (ruim) voor jouw vakantie instellen en kun je het niet vergeten uit te zetten.
Stel een einddatum in
Stel ook de juiste einddatum van de periode in. Niets zo vervelend om dagen na jouw vakantie nog automatische e-mails te verzenden.
Stel op de server in, niet op jouw computer
Een veelgebruikte fout die we terug zien komen in een melding ingesteld op de computer in plaats van op de (mail)server. Door het instellen op de computer wordt een melding namelijk pas verzonden op het moment dat de de mail binnen haalt, iets wat je tijdens je vakantie juist niet van plan was om te doen.
Het gevolg, de ontvanger krijg melding over jouw afwezigheid pas wanneer je het bericht leest, wat ooit dagen later kan zijn.
Door het instellen van de melding op de mailserver wordt de melding wel direct verzonden. Lees in onze kennisbank hoe je dat kunt doen.
Stel een frequentie in
Ontvang je met regelmaat meer berichten van dezelfde contactpersonen, probeer dan een frequentie van verzending in te stellen. Zo antwoord de server niet op elke mail, maar slechts op de eerste mail van bijvoorbeeld die dag.
Kort en bondig
Houd het beknopt en duidelijk, zodat anderen weten waarom je afwezig bent en wanneer ze weer van je kunnen verwachten of waar ze terecht kunnen voor dringende zaken.
- Vermelding van afwezigheid: “Ik ben momenteel niet beschikbaar.”
- Reden van afwezigheid: “Wegens [reden van afwezigheid].”
- Duur van afwezigheid: “Ik zal terug zijn op [datum van terugkomst].”
- Alternatieve contactinformatie indien nodig: “In geval van dringende zaken, neem contact op met [naam/afdeling/contactpersoon].”
