BTW-nummer op de factuur: ja of nee?
Als zelfstandige zorgverlener stel je regelmatig facturen op voor jouw cliënten. Maar moet je daar nu wel of niet een BTW-nummer op vermelden? Het antwoord hangt af van jouw situatie en de aard van je zorgdiensten. In deze blog lees je wat de regels zijn en waar je op moet letten om veilig én professioneel te factureren.
BTW-plichtig of vrijgesteld?
Veel zorgverleners vallen onder de vrijstelling van BTW. Denk aan therapeuten, psychologen en andere zorgprofessionals die zorg verlenen die onder de Wet BIG of vergelijkbare regelgeving valt. In dat geval breng je geen BTW in rekening – en is het ook niet verplicht om je BTW-nummer op de factuur te vermelden.
Ben je echter actief in een branche die niet onder de BTW-vrijstelling valt, zoals coaching of voedingsadvies zonder medische grondslag, dan ben je wél BTW-plichtig. In dat geval moet jouw factuur aan de wettelijke eisen voldoen, inclusief het vermelden van jouw BTW-nummer.
Wat zijn de eisen voor een correcte factuur?
Een professionele factuur bevat altijd:
- Jouw naam, adres en KvK-nummer
- De naam en het adres van de cliënt
- Een uniek factuurnummer en datum
- Een duidelijke omschrijving van de dienst
- Het bedrag (inclusief of exclusief BTW, afhankelijk van je situatie)
- Eventueel: jouw BTW-nummer (indien BTW-plichtig)
Gebruik je praktijksoftware zoals Zorglink, dan worden deze velden automatisch voor je ingevuld. Dat voorkomt fouten en zorgt dat je facturen altijd voldoen aan de wettelijke richtlijnen.
Privacy en veiligheid
Je btw-nummer bevat nooit je BSN. Wel is het zo dat bij een eenmanszaak je oude btw-identificatienummer (btw-id) in het verleden was gebaseerd op je BSN. Tegenwoordig ontvang je van de Belastingdienst een btw-id dat niet meer je BSN bevat. Je omzetbelastingnummer (voor communicatie met de Belastingdienst) is daarnaast niet bedoeld voor vermelding op je website of facturen.
Vermeld je btw-id daarom alleen wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op facturen als je btw-plichtig bent. Werk je met vrijgestelde zorg, dan is het vaak niet nodig om een btw-id op je factuur te zetten. Door hier bewust mee om te gaan, voorkom je onnodige verspreiding van persoonsgegevens.
Zorglink helpt je om deze gegevens zorgvuldig te beheren. Je stelt één keer jouw profiel in en de software bepaalt automatisch welke factuurinformatie relevant is. Zo werk je AVG-proof en voorkom je dat gevoelige informatie onnodig wordt gedeeld.
Conclusie: zekerheid door automatisering
Het juiste gebruik van je BTW-nummer is belangrijk voor je professionele uitstraling én je juridische zekerheid. Met praktijksoftware zoals Zorglink hoef je daar niet telkens over na te denken. De facturatie-instellingen worden één keer goed ingericht, zodat iedere factuur automatisch aan de juiste eisen voldoet.
Zo bespaar je tijd, verklein je fouten en kun je met een gerust hart blijven doen waar je goed in bent: zorgen voor je cliënten.
Wil je weten hoe Zorglink jouw facturatie eenvoudig en veilig automatiseert?