Uw (onbetaalde) facturen innen: 5 tips voor kleine praktijken

Iedere therapeut of coach kent het wel: een cliënt die nét iets langer wacht met betalen, of een factuur die zelfs helemaal blijft liggen. Als zelfstandige merk je het direct in je administratie én in je agenda. Gelukkig kun je veel doen om te voorkomen dat openstaande bedragen uitgroeien tot frustratie. Met de juiste werkwijze en ondersteuning van je praktijksoftware blijft jouw cashflow gezond.

1. Communiceer duidelijk vooraf

Een goed begin is helderheid. Bespreek je betalingsvoorwaarden al bij het eerste contact en vermeld ze op je factuur en in je behandelovereenkomst. Dat voorkomt misverstanden en schept professionele verwachtingen. Cliënten waarderen die duidelijkheid juist – het straalt betrouwbaarheid uit.

2. Verstuur facturen direct na de afspraak

Hoe sneller een factuur wordt verstuurd, hoe eerder deze wordt betaald. In Zorglink kun je direct na elke sessie automatisch een factuur genereren en verzenden. Zo blijft er geen stap liggen, en vermijd je handmatige administratie aan het einde van de week. Efficiënt, veilig en volledig AVG-proof.

3. Automatiseer herinneringen

Een vriendelijke herinnering op het juiste moment kan wonderen doen. Met automatische betalingsherinneringen in Zorglink hoef je daar niet meer zelf aan te denken. Stel een schema in – bijvoorbeeld een herinnering na 7 dagen en een tweede na 14 dagen – en laat het systeem de rest doen. Professioneel én stressvrij.

4. Houd overzicht met rapportages

Een duidelijk overzicht van openstaande facturen voorkomt verrassingen. Zorglink toont in één oogopslag welke betalingen nog openstaan, welke binnenkort vervallen en welke succesvol zijn afgerond. Dat geeft rust én inzicht in je financiële gezondheid.

5. Wees consequent, maar vriendelijk

Bij uitblijvende betaling helpt een persoonlijke benadering vaak meer dan een strenge toon. Bel of mail kort, met begrip en duidelijkheid. Geef ruimte, maar bewaak ook je grenzen. In de praktijksoftware kun je notities toevoegen aan het cliëntprofiel, zodat je altijd weet wat er is afgesproken.

Grip op je praktijk met Zorglink

Factureren, herinneren en opvolgen hoeft geen tijdrovend klusje te zijn. Met Zorglink beheer je alles op één veilige plek. Je facturen zijn overzichtelijk, je administratie klopt en jouw praktijk straalt professionaliteit uit. Zo houd je tijd én energie over voor waar het echt om draait: zorg verlenen.

👉 Ontdek hoe Zorglink jouw facturatie eenvoudiger en professioneler maakt.